Hivatali, üzleti utazás: így lehet elszámolni a költségeket
Újra és újra felmerülő kérdés, hogy a hivatali, üzleti utazás költségeinek közvetlen viselése vagy megtérítése miatt mikor és hogyan keletkezik adókötelezettség a magánszemélynél vagy a kifizetőnél? Összefoglaltuk a legfontosabb tudnivalókat.
Hivatali, üzleti utazás (a továbbiakban: hivatalos utazás) esetén jellemzően utazási, szállás-, étkezési és egyéb (szabadidővel, reprezentációval stb. kapcsolatos) költség merül fel. Ezeket vagy a hivatalos utat elrendelő (finanszírozó) kifizető (munkáltató, megbízó) közvetlenül viseli, vagy megtéríti a hivatalos utazással érintett magánszemélynek.
A személyi jövedelemadóról (szja) szóló törvény szerint a következő rendelkezések irányadók:
– Egyes meghatározott juttatásnak minősül az az összeg, amelynek elszámolása hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés vagy más szolgáltatás, reprezentáció címén – 1,18[15% szja+22 % eho] megfizetése mellett – történik [szja-törvény 69. § és 70. § (1) bekezdés a) pont; (2)-(2a) bekezdés]. Megjegyzendő, hogy 2018. január 1-jétól az eho 20 százalékra mérséklődik.
– Nem keletkezik bevétel a kifizető tevékenységében közreműködő magánszemély részére biztosított olyan juttatás (dolog, szolgáltatás) igénybevételekor, amelynek használata, igénybevétele a munkavégzés, a tevékenység ellátásának hatókörében, a tevékenység ellátásának feltételeként történik, akkor sem, ha az személyes szükséglet kielégítésére is alkalmas, és az igénybevétel során nem zárható ki a magáncélú használat, kivéve, ha a törvény az igénybevételt (például az étkezést) adóztatható körülményként határozza meg [szja-törvény 4. § (2a) bekezdés].
A jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni
– az utazásra, a szállás díjára szolgáló olyan összeget, amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy – ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg – azt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti;
– az utazási jegy ellenértékét, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is;
– az utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértékét, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is;
Az előzőek nem alkalmazhatók olyan kiadások esetén, amelyeket az szja-törvény nem ismer el a magánszemélynél költségnek (például egyéb étkezés) [szja-törvény 7. § (1) bekezdés g) és q) pont].
A jövedelem kiszámításánál szintén nem kell figyelembe venni a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométertávolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg az igazolás nélkül elszámolható mértéket [szja-törvény 7. § (1) bekezdés r) pont].
A kifizető ezeket a költségeket személyi jellegű egyéb ráfordításként a társasági adóról (tao) szóló törvény 3. számú melléklete szerint a vállalkozási tevékenység érdekében elismert költségként számolhatja el.
Kiküldetési rendelvény
Hivatalos utazás esetén a kiküldetési rendelvény alapján fizetett költségtérítés összegéből igazolás nélkül elszámolható elismert költségnek számít a kiküldetési rendelvényben feltüntetett kilométer távolság szerint a jogszabályban meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint kilométerenként 15 forintos általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével meghatározott összeg [szja-törvény 3. számú melléklet II./4. és 6. pont; 60/1992. kormányrendelet].
A kiküldetési rendelvényt a kifizetőnek két példányban kell kiállítania, feltüntetve a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését. A költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (az üzemanyag-fogyasztási normát, üzemanyagárat stb.) is rögzíteni kell. A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizetőnek, másolatát a magánszemélynek a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával (elévülésig) meg kell őriznie (szja-törvény 3. § 83. pont).
A kiküldetési rendelvény bármely jogviszonyban a belföldi és a külföldi kiküldetéseknél történő saját személygépkocsi-használat esetében egyaránt alkalmazható, és azt nem szükséges esetenként kiállítani. Egymást követő hivatali, üzleti utazások estén folyamatosan is vezethető, és a költségtérítés előre meghatározott elszámolási időszakonként (például hetente, havonta) történő elszámolással is kifizethető, akkor is, ha a magánszemély egyébként nem kap munkadíjat (például önkéntes tevékenységet folytat).
A kiküldetési rendelvény alapján igazolás nélkül elszámolható elismert költség miatt a személygépkocsi magánszemély tulajdonosának nem kell cégautó adót fizetnie [Gjt. 17/A § (2) bekezdés].
Fontos tudni, hogy a kilométerenkénti 15 forint elszámolása a jelenleg hatályos előírás szerint kizárólag akkor lehetséges, ha a magánszemély a hivatalos utazásához a saját vagy a házastársa tulajdonában lévő, illetve az általuk zárt végű lízingbe vett gépjárművét használja. Más – például hozzátartozó – tulajdonában lévő (általa lízingelt) jármű esetében a költségek jelenleg csak tételesen igazoltan, és cégautó adó fizetési kötelezettség mellett számolhatók el, a tulajdonjogot pedig a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítás befizetését tanúsító szelvénnyel kell igazolni. Ez azt jelenti, hogy a kedvező szabályok nem alkalmazhatók, ha a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítást nem a tulajdonos, hanem a személygépkocsi üzemeltetője fizeti.
Ugyanakkor a szja-törvény módosítása következtében 2018. január 1-jétől a gépjárműhasználat szempontjából a magánszemélynek nem csak a házastársa, hanem a közeli hozzátartozója tulajdonát képező vagy általa zárt végű lízingbe vett jármű is saját tulajdonúnak minősül.
Közeli hozzátartozók: a házastárs, az egyenes ágbeli rokon, az örökbefogadott, a mostoha- és a nevelt gyermek, az örökbefogadó-, a mostoha- és a nevelőszülő, valamint a testvér [Ptk. 8:1. § (1) bekezdés) 1. pont].
Ugyancsak 2018. január 1-jétől lép hatályba az a rendelkezés, amely a gépjárművek tulajdonjogának igazolására nem a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítás befizetését tanúsító szelvényt, hanem a közlekedési igazgatási hatóság által kiadott törzskönyvet (a törzskönyv visszavonása esetén a hatóság által kiadott igazolást) írja elő.
Ha a kiküldetési rendelvény alapján történő költségtérítés feltételei az előzőek szerint nem állnak fenn, a költségtérítés címén kapott bevételből a magánszemély a hivatalos utak arányában tételes költségelszámolással vonhatja le az igazolt kiadásait. Amennyiben a teljes összegről igazolni tudja, hogy azt az adott tevékenységhez szükséges kiadásokra költötte el, nem keletkezik adóköteles jövedelme.